Digitale Aktenstruktur
Wir entwickeln ein einheitliches Ordnungssystem für Ihre Dokumente – von der Eingangsrechnung bis zum Personalbogen. Inklusive Metadaten und Verschlagwortung.
Ergebnis: Jedes Dokument ist in Sekunden auffindbar.
Konkrete Werkzeuge für eine strukturierte und sichere Dokumentenverwaltung.
Wir entwickeln ein einheitliches Ordnungssystem für Ihre Dokumente – von der Eingangsrechnung bis zum Personalbogen. Inklusive Metadaten und Verschlagwortung.
Ergebnis: Jedes Dokument ist in Sekunden auffindbar.
Wiederkehrende Genehmigungs- und Freigabeprozesse werden digital abgebildet. Das reduziert Durchlaufzeiten und vermeidet Medienbrüche.
Ergebnis: Bis zu 40 % weniger Bearbeitungszeit.
Unsere Lösung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Langzeitarchivierung. Inklusive Audit-Log und DSGVO-konformer Zugriffssteuerung.
Ergebnis: Prüfungssichere Ablage ohne manuelle Nacharbeit.
Feingranulare Berechtigungen für Mitarbeiter, Abteilungen und externe Partner. Jeder sieht nur, was er für seine Arbeit benötigt.
Ergebnis: Datenschutz und Effizienz in einem System.
Anbindung an Ihre bestehende Software – von ERP bis DMS. Daten fließen automatisch, ohne doppelte Eingabe.
Ergebnis: Keine Insellösungen, sondern ein durchgängiger Workflow.
Praktische Workshops für Ihre Teams. Wir vermitteln die neue Arbeitsweise direkt am konkreten Fallbeispiel aus Ihrer Organisation.
Ergebnis: Ihre Mitarbeiter arbeiten ab Tag eins sicher und produktiv.
Wir ermitteln gemeinsam Ihre aktuellen Abläufe, die genutzten Dokumententypen und die Anzahl der beteiligten Personen. Daraus leiten wir die Anforderungen an die digitale Lösung ab.
Basierend auf der Analyse entwerfen wir ein maßgeschneidertes Ablagesystem mit Ordnerstruktur, Metadaten und Zugriffsrechten. Sie erhalten einen detaillierten Umsetzungsplan.
Wir richten die Software ein, migrieren vorhandene Dokumente und konfigurieren die Workflows. Dabei achten wir auf die Einhaltung der DSGVO und anderer Vorschriften.
Ihre Mitarbeiter lernen in praxisnahen Workshops den Umgang mit der neuen Plattform. Wir stellen Schulungsmaterialien bereit und stehen für Rückfragen zur Verfügung.
Nach dem Go-Live begleiten wir Sie mit einem Support-Paket. Regelmäßige Reviews helfen, Prozesse weiter zu verbessern und neue Funktionen zu integrieren.
Stimmen unserer Kunden
„Seit der Umstellung auf die digitale Aktenführung haben wir die Bearbeitungszeit für Vorgänge um fast die Hälfte reduziert. Die strukturierte Ablage und die klaren Metadaten machen die Suche nach Dokumenten endlich effizient.“
Prozessoptimierung„Die Workflow-Automatisierung hat uns geholfen, die Freigabeprozesse für Rechnungen und Anträge deutlich zu beschleunigen. Die Einarbeitung war dank der klaren Anleitung unkompliziert.“
Automatisierung„Die Sicherheitsstandards der Plattform überzeugen: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und rollenbasierte Zugriffe sind für uns unverzichtbar. Die DSGVO-Konformität war ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl.“
Sicherheit & Compliance„Die schrittweise Einführung der digitalen Akten hat bei unseren Mitarbeitern gut funktioniert. Die praxisnahen Schulungen und die Unterstützung bei der Migration waren Gold wert.“
Einführung & Migration„Die revisionssichere Langzeitarchivierung gibt uns die nötige Rechtssicherheit. Die Audit-Logs und die klare Dokumentation der Zugriffe sind ein großer Pluspunkt.“
Archivierung & Revision„Die Integration in unsere bestehende IT-Landschaft verlief reibungslos. Die API-Schnittstellen und die Kompatibilität mit gängigen Formaten haben den Umstieg erleichtert.“
Integration & Kompatibilität